每到年底，數(shù)夫的售后服務(wù)工程師都很忙，因?yàn)楣疽?guī)定，年底必須對(duì)的自己服務(wù)的客戶進(jìn)行一次ERP使用狀況體檢，并且要上報(bào)給企業(yè)老板。筆者剛好參加了對(duì)一家企業(yè)的體檢。這不查沒感覺，一查嚇一跳。這家企業(yè)存在的問題還真多。筆者下面將這家企業(yè)的業(yè)務(wù)做一個(gè)簡(jiǎn)單的介紹，然后再將它們存在的問題做一下分析。各位讀者可以看看，自己企業(yè)是否存在這樣的問題。
企業(yè)業(yè)務(wù)背景：
筆者評(píng)估的這家企業(yè)，是一家臺(tái)資企業(yè)。其主要從事實(shí)木家具的銷售，業(yè)務(wù)形態(tài)主要是外銷。從業(yè)務(wù)的性質(zhì)來看，是接單型的生產(chǎn)。接單客戶訂單后，從國(guó)內(nèi)購(gòu)買材料，然后進(jìn)行生產(chǎn)和包裝，再出口。廣東作為中國(guó)家具出口的大省，這種業(yè)務(wù)形態(tài)的企業(yè)還是很多的。故筆者選這樣一個(gè)企業(yè)進(jìn)行ERP項(xiàng)目的體檢，具有很大的借鑒性。
問題一：成品編碼直接使用客戶的編碼，只有符合行業(yè)的業(yè)務(wù)才是選型的關(guān)健部分之一。現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)外ERP廠商提供的產(chǎn)品各式不一樣，針對(duì)不同的行業(yè)提出了不同的解決方案但并不完整。“術(shù)業(yè)有專攻”，雖然ERP廠商大肆宣傳ERP可以滿足不碼各種各樣，在企業(yè)ERP系統(tǒng)中成品的編碼也是多種多樣。這不利于企業(yè)后續(xù)信息的管理。如可能不同的客戶之間編號(hào)有重復(fù)的情況，這是系統(tǒng)所不允許的。
應(yīng)對(duì)措施：
企業(yè)之所以要采用客戶的編碼，這主要是考慮到，企業(yè)在輸入訂單、產(chǎn)品出貨等多種單據(jù)上，都需要使用客戶的編碼。如果使用自己的編碼的話，管理起來不方便。筆者認(rèn)為這種考慮有一定的道理，但是不全面。畢竟這只涉及到少量的用戶。而企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)、生產(chǎn)等部門，都希望有一個(gè)統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以方便他們記憶。
在ERP系統(tǒng)中，針對(duì)這種情況其實(shí)都有現(xiàn)成的解決方案。筆者建議，對(duì)于所有的成品，企業(yè)要根據(jù)自己公司的實(shí)際情況，設(shè)置一個(gè)公司內(nèi)部的編碼原則。在另一個(gè)地方建立‘“廠內(nèi)外編碼對(duì)照表”，這里，用戶可以將客戶的編號(hào)在這個(gè)字段中輸入。然后在輸入銷售訂單或出貨時(shí)，即可以按客戶的編號(hào)來輸入、也可以按公司自己的編號(hào)來輸。打印PI及Invoice表單時(shí)，可以直接打印客戶的編碼。
問題二：銷售訂單號(hào)碼采用客戶的訂單號(hào)碼這家企業(yè)，內(nèi)部的銷售訂單與客戶的訂單是一一對(duì)應(yīng)的。為了方便起見，他們?cè)阡N售訂單編碼時(shí)，直接采用了客戶訂單的編碼。在數(shù)據(jù)量比較少的時(shí)候，這種編碼方式并不見得有什么不妥。可是兩三年過去之后，問題就出現(xiàn)了。由于客戶的數(shù)量比較多，為此訂單號(hào)碼就稀奇古怪。銷售部門、采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、出貨部門、銷售部門等相關(guān)人員在溝通時(shí)，就非常的麻煩。在傳遞單據(jù)信息時(shí)，總需要隨身帶個(gè)本子。這對(duì)于相互之間的溝通非常不利。
應(yīng)對(duì)措施：
筆者建議，公司內(nèi)部的單據(jù)需要有自己的編碼原則。這不僅僅是溝通上的需要，也是管理上的需要。如出于審計(jì)方面的要求，企業(yè)內(nèi)部單據(jù)，如銷售訂單，最好有連續(xù)的編號(hào)。這在后續(xù)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)時(shí)，能夠幫助管理者是否有多計(jì)或者少計(jì)銷售收入。
至于客戶的訂單號(hào)碼，在系統(tǒng)中也可以解決。如在銷售訂單上，可以顯示客戶的訂單號(hào)碼。然后在出貨時(shí)，可以通過銷售訂單轉(zhuǎn)出貨單作業(yè)，將客戶的出貨單號(hào)帶到出貨單上。這么做的話，即能夠滿足企業(yè)日常辦公的需要，也能夠滿足客戶管理上的要求。
